Firma digital, una opción a tener en cuenta en tiempos de COVID-19

Del aislamiento preventivo ordenado por el Presidente de la República como consecuencia del COVID-19 se derivan importantes limitaciones para llevar a cabo trámites y asistir a reuniones de forma presencial. Bajo este contexto, la firma digital, entendida como un conjunto de caracteres que acompañan a un documento o texto y dos claves, una pública y otra privada, adquiere relevancia.

De acuerdo con la Ley 527 de 1999 la firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita cuando: (i) es única a la persona que la usa, (ii) es susceptible de ser verificada, (iii) está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, (iv) está ligada a la información o mensaje de forma que si estos son cambiados, la firma digital es inválida y (v) está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

De acuerdo con lo anterior, las firmas digitales deben estar certificadas por una Entidad de Certificación en aras de garantizar la identidad y responsabilidad de las personas que intervienen en una transacción o en un documento electrónico garantizando que el emisor de un documento no pueda negar el conocimiento de un mensaje de datos por el emitido y las obligaciones derivadas de este.

En Colombia existen diferentes entidades certificadoras como es el caso de Certicámara, que permite realizar la solicitud para la obtención de la firma digital y el correspondiente pago a través de su página web. Es importante precisar que aún cuando actualmente puede obtenerse la firma digital en línea, para algunos casos específicos es necesario contar con un token físico que solo puede obtenerse una vez finalizado el aislamiento preventivo. El tiempo de aprobación y expedición de un certificado digital puede variar, pero, el tiempo estimado es de 8 días hábiles aproximadamente; la adquisición o renovación de un certificado de firma digital se ha vuelto cada vez más rápido y eficiente.

La firma digital es expedida para representantes legales, pertenecientes a empresas, profesionales titulados, función pública y personas naturales y puede ser usada, cuando se tenga la capacidad jurídica, para enviar reportes a entidades de control, firmar contratos, configurarla en el correo electrónico o para realizar el pago de impuestos ante la Secretaría de Hacienda Distrital, entre otros.

Por otra parte debe tenerse en cuenta que existen otros tipos de firmas electrónicas diferentes a la firma digital como datos biométricos, contraseñas y claves criptográficas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos enviado. Para utilizar estas firmas electrónicas debe verificarse la confiabilidad y pertinencia de la firma utilizada de acuerdo con la transacción que se esté llevando a cabo y la regulación específica que existe para cada caso. Sin embargo, el Decreto 2364 de 2012 estipula que la firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si (i) los datos de creación de la firma corresponden exclusivamente al firmante y si (ii) permite detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma.

En línea con lo expuesto y teniendo en cuenta las limitaciones actuales se recomienda evaluar la pertinencia de implementar la firma electrónica en su organización en aras de atender las diferentes necesidades del día a día.

Descargo de responsabilidad: Por favor tenga en cuenta que la situación relacionada con el COVID-19 está evolucionando y que el tema discutido en estas publicaciones puede cambiar de forma diaria. Por favor contacte al autor o su abogado de contacto en Holland & Knight para una asesoría adecuada.

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