Reglamentan prestación de servicio notarial por medios electrónicos en Colombia
La Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) en Colombia, mediante la expedición de las Resoluciones 11, 12 y 13 del 4 de enero de 2021, dictó las directrices con el fin de implementar la prestación de servicios notariales por medios electrónicos en los términos establecidos en el artículo 3 del Decreto-Ley 960 de 1970, adicionado por el artículo 59 del Decreto-Ley 2106 de 2019.
Lo anterior implica que las notarías en todo el territorio nacional deberán implementar los sistemas y tecnologías que permitan a los usuarios acceder a sus servicios de manera virtual, sin necesidad de presencia física para la realización de diversos trámites notariales, tales como otorgamiento de escrituras públicas, autenticaciones de documentos, presentaciones personales y reconocimiento de documentos, matrimonios, sucesiones, otorgamiento de testamentos y otras diligencias relativas a los mismos.
Para tales efectos, los usuarios deberán acreditarse en el sistema de información implementado por las diferentes Notarías autorizadas por la SNR para la prestación de servicios Notariales y registrar su firma digital y datos biométricos. Lo anterior permitirá tanto la firma electrónica de instrumentos públicos como la realización de diligencias por medios electrónicos, garantizando en todos los casos la autenticidad y seguridad de la información. El enrolamiento de los usuarios se efectuará principalmente de forma presencial en los despachos de las Notarías, pero es factible implementar procedimientos alternativos para tales inscripciones a través de los mecanismos que establezca la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Existen algunas normas restrictivas en cuanto al uso del sistema, en tanto por el momento la reglamentación establece limitaciones en a la ubicación de los intervinientes en una actuación notarial. Las actuaciones notariales, bajo esta reglamentación, deberán ser adelantadas por personas ubicadas en el círculo notarial correspondiente al respectivo Notario, lo cual será parte de la verificación tecnológica por medio de sistemas de georreferenciación. Esto impediría que personas ubicadas físicamente por fuera del círculo notarial (v.gr. personas en el exterior) puedan participar en actuaciones notariales electrónicas.
Es importante hacer seguimiento al proceso de implementación para determinar los avances y ajustes que hagan más eficiente el sistema. En caso de requerir tener cualquier duda en relación con este tema, por favor no dude en contactar los autores.
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