2 de febrero de 2023

Programa de Transparencia y Ética Empresarial para las ESAL en Bogotá, Colombia

Holland & Knight Alert
Enrique Gomez-Pinzon | Diana Paola Serrano | Michelle Sperling

A partir de la expedición de la Ley 2195 de 2022, las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) en Colombia por parte de las entidades obligadas a contar con un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE o el Programa) para la prevención y gestión de los riesgos de corrupción y/o soborno transnacional. Por esto, la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., publicó la Circular 058 de 2022, con algunas instrucciones sobre la elaboración, presentación e implementación del PTEE. La circular define los contenidos mínimos del Programa, y a partir de estos y en el marco de su autonomía, las ESAL deben analizar su sector, así como sus actividades para decidir qué mecanismos de revisión y control interno adicionales adoptan, así como sus propias políticas de cumplimiento. De esta manera, cada ESAL debe diseñar el Programa que mejor se adapte a su contexto y realidad institucional dentro de los contenidos básicos de la circular.

A continuación, se resumirán las instrucciones más importantes a tener en cuenta.

1. Todas las ESAL domiciliadas en el Distrito Capital de Bogotá y bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., están obligadas a elaborar, presentar e implementar un PTEE (incluso aquellas que están en proceso de disolución y/o liquidación).

2. Los PTEE contienen los mecanismos y normas internas de auditoría para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción o de soborno transnacional (C/ST). Si la entidad ya cuenta con un sistema de administración de riesgos, se podrá articular con el PTEE.

3. Se implementan dos tipos de PTEE; 1) los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I); y 2) los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Simplificado (PTEE-S), los cuales presentan las siguientes particularidades:

a. Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Integral (PTEE-I):

i. Este programa debe ser elaborado, presentado e implementado por las ESAL que cumplan con las siguientes condiciones:

  • que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022 sean iguales o superiores a mil (1.000) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMLMV) (equivalentes a CO$1.000.000.000)
  • que tengan implementado un sistema de administración de riesgos

ii. Este programa deberá contener como mínimo:

  • una política de cumplimiento
  • una matriz de riesgos
  • el procedimiento general para la gestión de riesgo de corrupción y sobornos transnacionales
  • un protocolo que incluya reglas para la entrega y ofrecimiento de regalos o beneficios a terceros, las autorizaciones de gastos relacionados con actividades de entretenimiento, alimentación, hospedaje y viaje, y las contribuciones políticas de cualquier naturaleza
  • mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de los recursos de donantes o cooperantes
  • mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa

Así mismo, las ESAL obligadas a este programa deberán designar a una persona que se encargue de su implementación y cumplimiento, que no puede ser el representante legal ni pertenecer a los órganos sociales o de administración de la entidad (tampoco podrá ser el revisor fiscal).

b. Los Programas de Transparencia y Ética Empresarial Simplificado (PTEE-S)

i. Este programa debe ser elaborado, presentado e implementado por las ESAL que cumplan con las siguientes condiciones:

  • que sus activos totales con corte al 31 de diciembre de 2022 sean inferiores a mil (1.000) SMLMV (equivalentes a CO$1.000.000.000)
  • que no tengan implementado un sistema de administración de riesgos

ii. Este programa simplificado deberá contener como mínimo:

  • una política de cumplimiento
  • una matriz de riesgos (que incorpore la identificación y la evaluación de los riesgos de corrupción y de soborno transnacional detectados y los controles a implementar)
  • mecanismos de debida diligencia para verificar el origen de los recursos de donantes o cooperantes (ya sean habituales u ocasionales)
  • mecanismos y normas de auto-control y auditoría.
  • establecer los mecanismos para la divulgación y seguimiento al programa

Así mismo, las ESAL obligadas a este programa deberán designar a una persona que se encargue de su implementación y cumplimiento, quien podrá pertenecer a los órganos sociales de la entidad, pero no podría ser el representante legal o revisor fiscal.

4. Finalmente, el programa deberá remitirse a la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. acompañado del acta de aprobación (tomada del libro de actas registrado) y su presentación deberá realizarse en la vigencia de 2023, según la fechas establecidas en la Circular 016 de 2022 de la Jurídica Distrital1. Según esta última, las ESAL sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Secretaría Jurídica Distrital deberán reportar la información a más tardar en las siguientes fechas, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del Número de Identificación Tributaria (NIT) (sin incluir el número de verificación):

 

Últimos dos dígitos del NIT sin número de verificación

Plazo máximo para el envío de la información

01-20

Primera semana de mayo

21-40

Segunda semana de mayo

41-60

Tercera semana de mayo

61-80

Cuarta semana de mayo

81-00

Última semana de mayo (o primera de junio)

5. En caso de no enviar la información dentro de los plazos máximos establecidos, la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. podrá, entre otras, suspender o cancelar la personería jurídica de las ESAL2.

6. Por último, si las ESAL deciden realizar una actualización o ajuste al Programa, deberán remitir copia del documento renovado a la entidad que ejerce la inspección y vigilancia, dentro de los 15 días hábiles siguientes a su aprobación.

Notas

1 La Circular 016 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital establece los plazos máximos para la entrega de documentos de las ESAL, según sus últimos dos dígitos del NIT. Este trámite se puede realizar de manera virtual, enviando los soportes en documentos PDF.

2 Artículo 22 del Decreto 059 de 1991


La información contenida en esta alerta es para la educación y el conocimiento general de nuestros lectores. No está diseñada para ser, y no debe ser usada como, la única fuente de información cuando se analiza y resuelve un problema legal, y no debe sustituir la asesoría legal, que se basa en un análisis específico de los hechos. Además, las leyes de cada jurisdicción son diferentes y cambian constantemente. Esta información no tiene por objeto crear, y su recepción no constituye, una relación abogado-cliente. Si tiene preguntas específicas sobre una situación de hecho concreta, le instamos a que consulte a los autores de esta publicación, a su representante de Holland & Knight o a otro asesor legal competente.


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