Cambios en materia de compliance propuestos por la Superintendencia de Sociedades de Colombia
La regulación vigente de Colombia sobre prevención de riesgos de lavado de activos (LA), financiación del terrorismo (FT) y corrupción empresarial se estructura en dos regímenes normativos independientes bajo la supervisión de la Superintendencia de Sociedades. Por una parte, el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT (SAGRILAFT) y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM), contenido en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica vigente, y por otra, el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), regulado en el capítulo XIII de dicha circular. Ambos sistemas, aunque relacionados, han sido desarrollados bajo regulaciones separadas, con obligaciones, sujetos y alcances diferenciados.
La nueva propuesta de la circular introduce una modificación estructural al esquema vigente, al plantear la derogatoria de ambos capítulos y su sustitución por un único régimen integrado, denominado Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos y Corrupción Local, LA/FT/FPADM, y corrupción y soborno transnacional (C/ST), contenido en un nuevo capítulo IX.
Esta unificación representa un cambio sustancial en la normativa, puesto que fusiona en un solo sistema los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude, soborno transnacional y, la corrupción local. En términos prácticos, ello implica que las sociedades obligadas deberán diseñar, implementar y operar un único sistema de gestión del riesgo que consolide políticas, procedimientos y controles previamente dispersos.
En cuanto a los sujetos obligados, la propuesta introduce un cambio metodológico relevante al modificar los umbrales que determinan la obligación de implementar el sistema. Mientras la normativa vigente se apoya en salarios mínimos legales mensuales vigentes o valores en pesos, la nueva circular adopta referencias basadas en la unidad de valor básico (UVB), lo cual implica un ajuste automático y periódico de los montos aplicables.
De igual forma, la propuesta incorpora exenciones expresas para sociedades que se encuentren en causal de disolución por no cumplir la hipótesis de negocio en marcha y para aquellas sometidas a procesos de liquidación judicial o voluntaria, supuestos que no estaban regulados de manera tan explícita en el régimen actual. No obstante, se mantiene la obligación para las sociedades en procesos de reorganización o reestructuración que conserven su condición de negocio en marcha y superen los umbrales correspondientes.
La figura del oficial de cumplimiento se conserva como eje central del sistema, manteniéndose la exigencia de que sea designado por la junta directiva o el máximo órgano social y las prohibiciones relacionadas con su independencia respecto del representante legal, los administradores y el revisor fiscal. Sin embargo, la nueva circular introduce reglas más estrictas y detalladas que elevan el estándar de idoneidad y disponibilidad del cargo. En particular, se incorpora la obligación de contar con un oficial de cumplimiento suplente y la prohibición de que dicha función sea ejercida por un asociado de la empresa. Asimismo, se regula de manera expresa la situación de ausencia temporal del oficial de cumplimiento, asignando transitoriamente sus funciones al representante legal por un plazo máximo determinado. Finalmente, se amplía de manera significativa los requisitos formales que deben acompañar su designación ante la Superintendencia de Sociedades.
En materia de gestión del riesgo, la propuesta de la Circular Básica Jurídica mantiene el enfoque basado en riesgo y conserva las etapas tradicionales de identificación, medición, control y monitoreo, así como la diferenciación entre debida diligencia ordinaria e intensificada. Sin embargo, se exige que dichas etapas se apliquen de manera integrada a la totalidad de los riesgos comprendidos en el nuevo sistema unificado. Como novedad, la circular reconoce expresamente la debida diligencia como un principio legal y desarrolla guías específicas para los casos en que la regulación de protección de datos personales limite la identificación completa de contrapartes o beneficiarios finales, imponiendo a las empresas la obligación de documentar dichas restricciones sin que ello implique la exoneración definitiva del deber de diligencia.
Respecto del Régimen de Medidas Mínimas (RMM), este se mantiene como un sistema simplificado aplicable a empresas con menor exposición al riesgo, conservando la responsabilidad principal en cabeza del representante legal. Sin embargo, se actualizan sus contenidos para incorporar los riesgos asociados a la corrupción local y se introduce la obligación de promover activamente los canales oficiales de denuncia tanto en materia de soborno transnacional como de corrupción, lo cual amplía las cargas de difusión y cultura de cumplimiento incluso para sociedades de menor perfil de riesgo.
A modo de conclusión, la nueva circular propuesta no constituye una simple actualización normativa, sino una reforma integral del régimen de cumplimiento empresarial. Esta se caracteriza por la unificación de los sistemas de cumplimiento, la ampliación del alcance de los riesgos regulados, el endurecimiento de las exigencias aplicables al oficial de cumplimiento y la incorporación de nuevas materias que deberán ser analizadas por las sociedades a fin de determinar si se encuentran comprendidas dentro de los nuevos parámetros establecidos por la Superintendencia de Sociedades para ser consideradas empresas obligadas, o bien para adecuar sus políticas y procedimientos vigentes.
En consecuencia, su adopción implicará ajustes sustanciales en la estructura, gobernanza y operación de los sistemas de cumplimiento actualmente implementados por las empresas obligadas.
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