Nuevos lineamientos generales sobre el debido proceso disciplinario en Colombia

El Ministerio del Trabajo de Colombia, mediante la Circular 0048 del 22 de mayo de 2026, estableció lineamientos generales y precisó los cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) en materia de debido proceso disciplinario aplicable al sector privado.

Asimismo, recordó que las empresas deben actualizar su reglamento interno de trabajo a más tardar el 25 de junio de 2026, precisando que la ausencia de dicha actualización no constituye justificación para dejar de aplicar las disposiciones de la Reforma Laboral en materia de debido proceso disciplinario.

Principios que orientan el debido proceso disciplinario

Toda actuación sancionatoria debe respetar principios como la dignidad humana, la presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, la proporcionalidad, el derecho de defensa, la contradicción y controversia de las pruebas, la intimidad, la lealtad, la buena fe, la imparcialidad, el respeto al buen nombre y la honra, y non bis in ídem.

La facultad disciplinaria del empleador no es absoluta y se encuentra limitada por los derechos fundamentales del trabajador; dado esto, únicamente puede ejercerse respecto de conductas relacionadas con la relación laboral, tal como lo precisó la Corte Constitucional en la Sentencia C-636 de 2016.

¿Cuál es el procedimiento mínimo obligatorio para sanciones disciplinarias?

• Comunicación de inicio: El empleador debe informar por escrito al trabajador que se ha iniciado un proceso disciplinario, describiendo los hechos, conductas u omisiones investigadas, así como la calificación provisional de las faltas disciplinarias presuntamente infringidas.
• Traslado de pruebas: El empleador debe presentar y trasladar todas las pruebas que sustentan la investigación. Si se identifican nuevas pruebas posteriormente, deberá comunicarlas y otorgar tiempo adicional para que el trabajador prepare su defensa.
• Término para la defensa: El empleador debe otorgar un plazo mínimo de cinco días hábiles entre la citación y la diligencia de descargos.
• Motivación de la sanción: La decisión debe estar fundamentada de forma razonada y proporcional, explicando los hechos y las pruebas comunicadas al trabajador, sin que baste una justificación genérica o formal y evitando que la sanción genere una afectación desmedida, económica o moral.
• Medios de impugnación: Aunque la ley no prevé medios específicos, si la estructura organizativa lo permite, debe garantizarse una segunda instancia.
• Principio de inmediatez: El procedimiento debe cumplirse en un plazo razonable, independientemente de que exista un término específico pactado en convención, laudo o reglamento interno.
• Acompañamiento sindical: La persona trabajadora investigada tiene derecho al acompañamiento de los delegados de su organización sindical.

¿Qué pasa con los memorandos o llamados de atención?

En caso de que los memorandos o llamados de atención no se encuentren dentro del reglamento interno de trabajo como una sanción preexistente, sino que el empleador los utilice como una facultad para exigir al trabajador el cumplimiento de órdenes en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, sin tener una consecuencia sancionatoria, no hay lugar a iniciar un procedimiento sancionatorio.

Por el contrario, cuando el reglamento interno de trabajo prevé los memorandos o llamados de atención como sanción – así como agravantes o sanciones derivadas de su reiteración – deberá cumplirse con el procedimiento establecido en dicho reglamento o en las políticas de la empresa, en consonancia con el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 7 de la Ley 2466 de 2025.

Procedimiento simplificado para pequeñas empresas y trabajadores del hogar

Para micro y pequeñas empresas de hasta 10 trabajadores y empleadores de trabajadores del hogar, el procedimiento completo no es exigible, dado que su aplicación podría resultar en una carga desproporcionada. En estos casos, el procedimiento consiste en notificar los hechos, conductas u omisiones imputadas y el derecho de defensa, permitiendo al trabajador ser escuchado y aplicar las reglas del debido proceso sancionando de manera proporcional.

Terminación del contrato con justa causa y debido proceso disciplinario

Por regla general, no se requiere agotar un proceso disciplinario previo para el despido con justa causa; sin embargo, a juicio de la autoridad administrativa laboral, el proceso disciplinario previo al despido sí se exige en los siguientes escenarios:

• Cuando el despido se configura como sanción disciplinaria, lo cual ocurre cuando la falta está prevista como "grave" o "gravísima" en el reglamento interno de trabajo, convención colectiva, pacto colectivo, contrato individual o laudo arbitral.
• Cuando existe un sistema de graduación de faltas y sanciones donde el despido se impone como castigo dentro de ese régimen.
• Cuando el ordenamiento jurídico impone expresamente un procedimiento previo, como en la causal de bajo rendimiento que exige el trámite del Decreto 1373 de 1966 y en los casos de participación en huelga ilegal, conforme a la Sentencia SU-598 de 2019.

Finalmente, aunque la terminación del contrato con justa causa no exige, por regla general, agotar un procedimiento disciplinario previo, las empresas deben actuar con cautela cuando normas especiales impongan trámites específicos.

Holland & Knight asesora a las organizaciones en la adecuación de sus políticas y reglamentos internos, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente y la protección de sus intereses empresariales.

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