Superintendencia de Sociedades modifica Capítulo X Circular Básica Jurídica en Colombia

Con el fin de actualizar la normatividad a las recomendaciones de organismos internacionales, a la política general de supervisión de la Superintendencia de Sociedades de Colombia y a la coyuntura actual, la Superintendencia modificó el Capítulo X de su Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017), mediante la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, la cual rige a partir de su publicación.

De acuerdo con lo anterior, a continuación se exponen las materias más relevantes incluidas en de dicha Circular Externa modificatoria:

Ámbito de aplicación del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM

• Están obligadas a dar aplicación al Capítulo X:
  • Las Empresas sujetas a la vigilancia o al control que ejerce la Superintendencia de Sociedades que hubieren obtenido Ingresos Totales o tenido Activos iguales o superiores a cuarenta mil (40.000) SMLMV, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. Estas Empresas deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM o SAGRILAFT).
  • Las Empresas que pertenezcan a cualquiera de los sectores que se señalan a continuación, siempre y cuando cumplan con todos los requisitos que se indican para el respectivo sector, deberán dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 5 del presente Capítulo X (SAGRILAFT):
  • Sector de agentes inmobiliarios
  • Sector de comercialización de metales preciosos y piedras preciosas
  • Sector de servicios jurídicos
  • Sector de servicios contables
  • Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil
  • Servicios de Activos Virtuales
  • Sectores de supervisión especial o regímenes especiales
  • Régimen aplicable a las Empresas que reciban aportes en Activos Virtuales

Elementos del SAGRILAFT

La puesta en marcha del SAGRILAFT requiere del cumplimiento efectivo de la Política LA/FT/FPADM y los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el manual, en los términos descritos más adelante, y debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Empresa, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas. Dentro de los elementos del SAGRILAFT se incluyen:

• Diseño y aprobación
  • El diseño del SAGRILAFT estará a cargo de la Empresa Obligada, para lo cual deberá tener en cuenta la materialidad, las características propias de la Empresa y su actividad, así como la identificación de los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM (Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM u otro mecanismo de evaluación, individualización, identificación y segmentación del Riesgo LA/FT/FPADM). El representante legal y la junta directiva, o el máximo órgano social cuando aquella no existe, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.
• Auditoría y cumplimiento del SAGRILAFT
  • Con el fin de que en la Empresa Obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento.
• Divulgación y capacitación
  • El SAGRILAFT deberá ser divulgado dentro de la Empresa Obligada y a las demás partes interesadas, en la forma y frecuencia para asegurar su adecuado cumplimiento, como mínimo una vez al año.
• Asignación de funciones a los responsables y otras generalidades
  • Las Empresas Obligadas deben establecer y asignar de forma clara, a quién corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT.
  • Así mismo el SAGRILAFT deberá contemplar, como mínimo, las siguientes etapas para identificar, prevenir, controlar y gestionar el Riesgo de LA/FT/FPADM y las consecuencias de su materialización:
  • Identificación del Riesgo LA/FT/FPADM
  • Medición o evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM
  • Control del riesgo
  • Monitoreo del riesgo

Reportes de Operaciones Sospechosas y otros reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)

• La Empresa Obligada deberá establecer herramientas y aplicativos, preferiblemente tecnológicos, que permitan identificar Operaciones Inusuales y Operaciones Sospechosas. Mediante la consolidación de información, estas plataformas tecnológicas deben generar indicadores y alertas a partir de los cuales se pueda inferir o advertir la existencia de situaciones que no se ajusten a las pautas de normalidad establecidas por la Empresa Obligadas para un sector, una industria o una clase de Contraparte.
• La Superintendencia de Sociedades impartirá en cualquier tiempo la instrucción específica a cualquier Empresa sometida a su supervisión, que no sea una Empresa Obligada al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas, para que implemente las medidas señaladas en este Capítulo X, es decir que implemente el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, conforme con sus instrucciones.

Plazo para el cumplimiento del Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral LA/FT/FPADM

Las Empresas que adquieran la calidad de Empresas Obligadas al SAGRILAFT o al Régimen de Medidas Mínimas a partir del 31 de diciembre de cualquier año, deberán poner en marcha el SAGRILAFT o el Régimen de Medidas Mínimas, respectivamente, a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que adquirieron la calidad de Empresas Obligadas.

Periodo de Transición para el Régimen de Autocontrol y Gestión del Riesgo

Integral LA/FT/FPADM Las Empresas que a la fecha de expedición de la presente Circular se encuentren obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No. 100-000005 de 2017, deberán revisar y ajustar su Política LA/FT/FPADM y SAGRILAFT para verificar que se ajuste a lo dispuesto en este Capítulo X a más tardar el 31 de mayo de 2021.

Sanciones

El incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en el presente Capitulo X, dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la Empresa Obligada, el Oficial de Cumplimiento, revisor fiscal o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.

Holland & Knight invita a todas a las compañías que tengas inquietudes o dudas respecto de las implicaciones de la Modificación Integral al Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, para que nos contacte y reciba una completa y adecuada asesoría en la implementación de medidas.

La información contenida en esta alerta es para la educación y el conocimiento general de nuestros lectores. No está diseñada para ser, y no debe ser usada como, la única fuente de información cuando se analiza y resuelve un problema legal, y no debe sustituir la asesoría legal, que se basa en un análisis específico de los hechos. Además, las leyes de cada jurisdicción son diferentes y cambian constantemente. Esta información no tiene por objeto crear, y su recepción no constituye, una relación abogado-cliente. Si tiene preguntas específicas sobre una situación de hecho concreta, le instamos a que consulte a los autores de esta publicación, a su representante de Holland & Knight o a otro asesor legal competente.